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Sehr geehrte Geschäftspartner,

das Coronavirus Sars-CoV-2 breitet sich schnell in Europa aus und hat auch schon Deutschland fest im Griff. Das hat selbstverständlich Auswirkungen auf das öffentliche Leben und die Wirtschaft.

1. Welche besonderen Vorgehensweisen und Maßnahmen wurden eingeführt, um das Risiko einer Infektion im Unternehmen einzuschränken?

Wir haben einige Maßnahmen eingeführt, um die Gesundheit unserer Mitarbeiter in Produktion und Verwaltung zu schützen. Darunter zählen strikte Verhaltensmaßnahmen und präzise Hygieneregeln, die zwingend einzuhalten sind.

Seit Beginn dieser Kalenderwoche (12/2020) arbeiten Mitarbeiter in Verwaltungspositionen (beispielsweise im Vertrieb oder der Buchhaltung) zu großen Teilen im Home Office und können sich so um ihre Familien kümmern und gleichzeitig ihre Aufgaben in vollem Umfang weiterführen, ohne Kontakt mit Dritten haben zu müssen. Sie erreichen Ihre Ansprechpartner trotzdem weiterhin unter den üblichen Durchwahlnummern und e-Mailadressen.

Aufgrund der aktuellen Lage bitten wir um Ihr Verständnis, dass unsere Mitarbeiter im Außendienst weder Besuchstermine vereinbaren, noch Besuche bei Ihnen vor Ort wahrnehmen werden. Auch sie arbeiten seit dieser Woche von zu Hause aus und sind für Sie telefonisch und per e-Mail zu erreichen. Wir entschuldigen uns im Vorfeld dafür, sollte dies zu Unannehmlichkeiten führen.

2. Welche Auswirkungen werden behördliche Einschränkungen auf Lieferungen haben?

Wir beobachten die Situation um unsere Standorte herum sehr genau während sowohl die Bundesregierung als auch die lokalen Behörden Maßnahmen ergreifen, um die Ausbreitung der Covid19-Krankheit zu verlangsamen.

Zu Beginn dieser Woche hat Deutschland seine Grenzen zu einigen Nachbarstaaten für den grenzüberschreitenden Verkehr größtenteils geschlossen. Aktuell ist der internationale Warenverkehr davon allerdings nicht betroffen. Dennoch rechnen wir fest damit, dass es durch erhöhtes Verkehrsaufkommen und erweiterte Grenzkontrollen zu Verzögerungen in der Lieferkette kommen wird.

Das wird auch die Materiallieferungen unserer Lieferanten betreffen. Derzeit stellen wir aber noch keine großen Lieferverzögerungen fest, so dass unsere Produktion noch normal weiterarbeiten kann. Wir hoffen sehr, dass dies in den kommenden Wochen anhält und geben Ihnen Rückmeldung, wenn sich diese Situation ändert.

3. Welche Notfallmaßnahmen sind getroffen, falls noch strengere Maßnahmen seitens der Behörden getroffen werden?

Sollten strengere Maßnahmen unsere Unternehmen treffen, werden wir die neue Situation genauestens bewerten und unsere Maßnahmen im Gegenzug genau darauf abstimmen. Dabei ist selbstverständlich das oberste Ziel, Produktion, Logistik und den normalen Geschäftsbestrieb aufrecht zu erhalten. Derzeit sind strengere Maßnahmen – wie zum Beispiel Ausgangssperren – nach Aussagen aus Regierungskreisen ausdrücklich nicht vorgesehen.

Unsere Mitarbeiter am Standort in Österreich arbeiten schon ausschließlich im Home Office. Auch sie sind unter den üblichen Durchwahlnummern und e-Mailadressen für Sie zu erreichen.

4. Welche Pläne liegen vor, um die Lieferfähigkeit zu wahren?

Wir haben ausreichend Lagerbestand von vielen unserer Standardprodukte, woraus wir Ihre Bestellungen bedienen können. Kundenspezifische Produkte werden gemäß Ihrer Bestellungen und Rahmenverträge weiterhin produziert. Unsere Vertriebsmitarbeiter werden Sie kontaktieren, um präzise Forecastmengen für die kommenden Wochen mit Ihnen zu besprechen und zusammen mit der Produktion die Kapazitäten entsprechend einplanen.

Zusätzlich haben wir die Möglichkeit von den anderen Standorten innerhalb der Unternehmensgruppe – Nördlingen, Neunkirchen und Wegberg – Ware ab Lager zu liefern. So können wir in einem gewissen Rahmen flexibel reagieren, sollten die lokalen Behörden an einem bestimmten Standort drastischere Einschränkungen vorsehen.

Obwohl wir die getroffenen Maßnahmen zum aktuellen Zeitpunkt als gut und ausreichend bezeichnen würden, können wir nicht mit Sicherheit sagen, was in den kommenden Tagen und Wochen passieren wird und welche zusätzlichen Auswirkungen die Krise haben wird. Deshalb werden wir die Situation in Deutschland und Europa weiterhin genauestens beobachten und so gut wie möglich darauf eingehen, um unsere Lieferfähigkeit zu wahren.

Sollten sich Änderungen bei den ausführlich beschriebenen Maßnahmen ergeben, werden wir Sie umgehend informieren. Bitte zögern Sie nicht, uns bei Fragen zu kontaktieren. Unser Vertriebsteam und Ihre üblichen Kontakte im Unternehmen helfen Ihnen gerne weiter und beantworten Ihre Fragen.

Mit freundlichen Grüßen

Ulrich Gerlinger und Friedrich Gerlinger

Dear valued customer

As you know, the Corona Virus Sars-CoV-2 is continuing to spread over Europe affecting public life and businesses likewise.

1. Which special procedures are implemented to reduce risk in your business (administration and production)?

In order to protect the health of our employees and sustain production capacity, we have implemented several behavioural measures. In addition, everyone has been made aware of thorough hygienic practice.

Commercial and sales employees will partly be present in their offices and be in smart working mode working remotely from home where they look after their families, without needing to come into contact with third parties. Everyone will respond to their usual company phone numbers and email addresses.

For the time being, we ask for your understanding that our sales representatives will not make appointments and won’t travel. They will also work from home and are available via phone and email. We would like to apologize for any inconvenience this may cause.

2. What implications will governmental restrictions have on our ability to supply our customers?

We are closely monitoring the situation in the closer area as well as what the German government and the local authorities implement in order to decelerate the spread of Covid19 disease.

With the beginning of the upcoming week (CW 12/2020), Germany will close its borders to many neighbouring countries for public travel. As of now, commercial transports are not affected by the ban but we do expect delays due to increased trans-border controls and congestion.

This could also affect deliveries from our suppliers. However, we do not yet experience major delays in supply of raw materials so that, to this date, production is proceeding regularly. We hope this trend will continue in the coming weeks and will provide prompt notification if it changes.

3. What contingency measures are developed in case more severe restrictions are imposed?

In case of more severe restrictions, we will thoroughly assess our situation and adjust our measures taken to the situation with the upmost goal of sustaining production levels, shipping deliveries, and keep the administration running. At the moment, further restrictions – e.g. limitation of personal mobility – are explicitly excluded from the epidemic regulations according to government officials in Germany.

In Austria, all our employees are already working exclusively from their homes.

4. What plans are in place to maintain supply?

For many of our standard products we have sufficient stock levels to supply your demand. In case of custom-made articles, we are continuing to produce according to your needs. Our sales employees might contact you in order to discuss precise forecasts for the upcoming weeks in order to streamline production capacity and demand.

In addition, we have the possibility to ship some of your orders from our warehouses in Nördlingen as well as Neunkirchen and/or Wegberg which provides flexibility in case of domestic restrictions imposed by the local authorities.

Although we feel to have taken appropriate measures to respond to the situation we are facing right now, we cannot be certain what will happen next and which implications the near future will impose on us. Therefore, we are closely monitoring the development of the Corona epidemic in Germany and Europe and we will respond to upcoming situations as best we are able to in order to maintain supply.

In case of any changes to the above mentioned statuses and measures, we will inform you promptly. Please do not hesitate to contact us for any questions you may have. Our sales team and your usual commercial contacts will be glad to be of your assistance.

Best regards

Ulrich Gerlinger and Friedrich Gerlinger